Gran parte de las instituciones públicas españolas permiten realizar trámites en línea. Sin embargo, para darse de alta en sus plataformas online y acceder a cualquiera de sus trámites es necesario validar su identidad. Existen diversos mecanismos para que una persona pueda acreditar su identidad: DNI electrónico (DNIe), certificado digital y Sistema Clave. Cada uno cuenta con características especiales, pero todos están orientados a la identificación digital de los ciudadanos.

DNIe y certificado electrónico: mecanismos complejos que aún no gozan de suficiente aceptación.

Estos dos mecanismos que fueron implementados en los últimos años son modernos e innovadores, pero disponen de una tecnología que complica su manejo para un porcentaje significativo de los usuarios. El DNIe requiere de dispositivos móviles con tecnología NFC y software especializado para la lectura de los datos intercambiados. Además, el software utilizado no es universal. Cada institución ha tenido que desarrollar su propio software, una situación que ha complicado que gran parte de las instituciones públicas aún no cuenten con sistemas capaces de validar el DNIe. En cambio, el certificado electrónico es una acreditación de identidad que se instala en un ordenador específico y requiere de ciertos recursos en relación con sistemas operativos y navegadores para su funcionamiento.

Sistema Clave, un sistema de identificación digital moderno, cómodo y versátil.

Debido al gran auge y popularidad que han ganado la sedes electrónicas de numerosas instituciones públicas, se ha desarrollado un sistema de identificación digital que es más amigable con los usuarios, brinda la misma confianza que mecanismos anteriores y se adapta a las posibilidades de la mayoría de las personas. Por tal motivo, este sistema se ha concebido para usarlo desde un ordenador o desde cualquier dispositivo inteligente. Ofrece dos niveles de seguridad, básico para trámites sencillos y avanzado para todos los trámites, los cuales se especifican al momento del registro. El sistema de identificación Clave se usa mediante claves aleatorias, Clave PIN y un código de tres cifras que será enviado al teléfono registrado y se solicitará para cualquier trámite en una sede electrónica de instituciones públicas. De igual manera, este sistema se usará mediante la modalidad de Clave Permanente: una clave que funcionará por tiempo ilimitado y estará conformada por un nombre de usuario (DNI) y una contraseña elegida por el usuario.

Cómo obtener la identificación digital Clave.

Para el registro en el Sistema Clave, la persona deberá contar con el Documento Nacional de Identidad (DNI) o el Número de Identidad de Extranjero (NIE), un número de teléfono móvil para asociar a la identidad digital y una dirección de correo electrónico. Para registros de Clave Avanzado (acceso a todos los trámites) el usuario debe gestionar la identificación digital de forma presencial en cualquier oficina de la Tesorería de la Seguridad Social, INSS y AEAT. En la Tesorería de la Seguridad Social no se requiere previa cita, pero en las oficinas del INSS y AEAT debe solicitarse una cita con anticipación. Las personas que posean DNIe o certificado digital pueden gestionar a distancia su identificación digital Clave, ya que estos mecanismos de identificación son complejos y válidos para procesar el sistema en modo avanzado.

Ventajas del sistema de identificación digital Clave.

Las sedes electrónicas de organismos como Hacienda y Seguridad Social apuestan cada día a mejorar la interacción con los ciudadanos, por tanto, desean facilitar cada uno de los trámites que brindan sus oficinas. Clave provee una acreditación de identidad rápida, a través de la cual las personas se pueden dar de alta en las plataformas, consultar su situación en Seguridad Social e incluso pueden acceder a un novedoso simulador que realiza cálculos para su jubilación. Este sistema aporta una interfaz amigable y es compatible con la tecnología que utiliza la mayoría de las personas en España.

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No es necesario archivar eternamente la documentación que nos mandan los bancos, pero sí es conveniente guardarlos mientras podemos ejercer nuestros derechos.

Para poder mantener en orden los papeles que nos envían los bancos, es necesario saber qué documentos debemos conservar y cuánto tiempo. A la hora de deshacernos de los mismos cuando ya no nos hacen falta, es muy importante destruirlos previamente para evitar que alguien pueda hacer uso de nuestros datos confidenciales.

Como norma general, es conveniente guardar todos los contratos firmados con el banco (apertura de cuentas, tarjetas de crédito o débito, banca electrónica, depósito de valores, etc.…) mientras estén vigentes, como mínimo. En cuanto a los extractos bancarios, si los recibe en soporte electrónico, tenga la precaución de irlos guardando en formato pdf, ya que algunas entidades solo permiten acceder a los datos de los dos últimos años, plazo a toda vista insuficiente. Además, si cambia de entidad y no los ha guardado, perderá la información.

Por lo que respecta a la información fiscal que envían los bancos, en general debemos guardarla durante 4 años (plazo de prescripción) desde que termina el plazo voluntario para presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta. Sin embargo, la relativa a las inversiones realizadas debe conservarse siempre, mientras las mantengamos y durante 4 años desde que declaremos la ganancia patrimonial obtenida. Es decir, mientras no se vendan las acciones y otras inversiones realizadas, debemos guardar los justificantes (compra de acciones, de fondos de inversión, de deuda pública, venta de derechos de suscripción, ampliaciones de capital, Split, canjes, etc.), ya que, cuando se vendan, necesitaremos saber los datos de la adquisición (fecha y valor).

Cuando haya hecho compras de mobiliario o reformas en algún inmueble por importes elevados, conviene que guarde, junto la factura, el justificante del pago. Así, además de poder acreditar el pago si es requerido para ello (las deudas pendientes se pueden reclamar durante 15 años) podrá ejercer la garantía en caso de ser necesario.

Asimismo, si ha recibido o concedido un préstamo personal a algún familiar o conocido, deberá conservar los justificantes de los pagos realizados y de las devoluciones recibidas. Así se evitará sorpresas desagradables con las Administraciones Públicas, en especial con las Comunidades Autónomas, que pueden considerar que se trata de una donación y le intenten liquidar el impuesto correspondiente.

Por último, debemos conservar los documentos durante…

• 2 años: los recibos del pago de un seguro de daños, como el seguro del automóvil o el del hogar. Si es un seguro de vida, conserve los recibos mientras dure el seguro (aunque lo más importante es que el beneficiario sepa que existe y cómo reclamarlo).
• 4 años: los justificantes del pago de los impuestos domiciliados en su cuenta (IBI o Impuesto de Vehículos), así como de sus cotizaciones a la Seguridad Social, si es autónomo (debe contar los 4 años desde el último día del período de pago voluntario).
• 5 años: los recibos de los suministros (agua, electricidad, gas o teléfono), y los del pago del alquiler. Es el plazo durante el cual le pueden reclamar una deuda o el pago de un recibo atrasado.
• 15 años: los recibos del pago de un préstamo personal y de los de sus tarjetas de crédito. Es el plazo que tiene un prestamista para reclamar cuotas impagadas.
• 20 años: los recibos de pago de la hipoteca, o pida un certificado a su entidad para acreditar que no se debe nada (salvo que haya cancelado la carga en el Registro, que es la mejor prueba del pago).

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